Communicatie inzetten
U houdt de risico's en de gestelde normen levend door ze regelmatig opnieuw onder de aandacht te brengen. In het beleidsplan staat op welke wijze de norm en het protocol worden uitgedragen (Zie Communicatiestrategie opzetten). Wat voor de interne communicatie geldt, is ook van toepassing op de communicatie richting burgers.
Bekendheid geven aan de normen is een eerste voorwaarde voor (het creëren van) draagvlak en daarmee voor het slagen van de specifieke acties.
Regie op communicatie
Het kan behulpzaam zijn om het beleid van uw organisatie publiekelijke uit te (blijven) leggen en de normen en risico’s levend te houden. De regie van externe communicatie ligt daarbij altijd in handen van de afdeling Communicatie.
Voor de inzet van communicatiemiddelen met de burger als doelgroep, zijn er een aantal eenvoudige richtlijnen:
- In het geval dat een incident zich voordoet: omschrijf in uw communicatieparagraaf waar de woordvoering uit bestaat.
- Stem de interne en externe communicatie op elkaar af. Goede communicatie begint intern. De norm die u intern heeft afgesproken, is dezelfde norm die u naar buiten toe communiceert. Benadruk dat de ambtsdrager niet spreekt als persoon, maar altijd als vertegenwoordiger van een algemeen belang.
- Benut een incident om het publiek voor te lichten over de normen die zijn vastgesteld en dat deze norm is overtreden.
- Hanteer een structureel mediabeleid. Licht het publiek regelmatig in over de geldende normen en eventuele sancties. Dit kan bijvoorbeeld in een huis-aan-huisblad of in een ander breed verspreid gemeentelijk bulletin.
Onderdeel van het mediabeleid kan ook zijn dat u een persbericht stuurt naar (lokale) media waarin de hoofdpunten van het beleid (of specifieke acties) worden besproken.
Informeer burgers ook via de website over het nieuwe agressiebeleid, de huisregels, gedragscodes of over een besluit over het agressieprotocol. Een logische plek om op een website aandacht te besteden aan de geldende gedrags- of huisregels is op de webpagina met informatie over de openingstijden van het loket van uw organisatie.
