Communicatiestrategie opzetten
Normen uitdragen, zowel intern als extern, is een essentieel onderdeel van alle activiteiten voor de veilige publieke taak. Niemand mag zich verschuilen achter onwetendheid. Mediabeleid helpt daarbij, ook om er voor te zorgen dat het een 'gewoon' gespreksonderwerp blijft. Het is daarnaast verstandig een mediawoordvoerder aan te wijzen die bij incidenten naar voren treedt.
Door vanaf het begin communicatieprofessionals te betrekken, worden gemeenschappelijke uitgangspunten voor communicatie helder en kan advies op maat worden gegeven. Bovendien kunnen hierdoor de verschillende communicatiemomenten, -middelen en -activiteiten goed op elkaar worden afgestemd. Op die manier kunnen communicatiedeskundigen een goede en afgestemde bijdrage leveren aan het omschreven resultaat.
Elk traject heeft uiteraard zijn eigen dynamiek, doelstellingen en doelgroepen en heeft daarmee een unieke uitwerking.
Uitdragen van normen
Het is van belang dat de organisatie duidelijk haar grenzen van toelaatbaar gedrag aangeeft en ook communiceert binnen (en buiten) de organisatie. Stel allereerst deze normen van onacceptabel gedrag binnen uw organisatie vast. Zorg ook dat de organisatie de normen weet toe te passen, door bijvoorbeeld besprekingen over dit onderwerp te organiseren. Draag ook deze normen organisatiebreed uit. Bekendheid geven aan de normen is een eerste voorwaarde voor (het creëren van) draagvlak en daarmee voor het slagen van de specifieke acties.
Het (gezamenlijk) opstellen van huis- en gedragsregels op basis van de normen is een effectief middel om de norm uit te dragen. Houd de organisatie aan de afspraken en zorg voor eenduidigheid in de uitvoering, zoals vermeld in het agressieprotocol. Dit zorgt voor een sterke verankering van de geldende norm.
Incidenten bespreken
Een van de doelen van communicatie is de interne organisatie te informeren over de gemaakte afspraken, taken en verantwoordelijkheden in bijvoorbeeld het agressieprotocol. Heeft zich een incident voorgedaan, dan is dat een gelegenheid om de norm en de preventieve maatregelen aan de organisatie uit te dragen.
Communicatieparagraaf
Beleid vaststellen betekent ook dat u vastlegt op welke wijze u binnen of buiten de organisatie communiceert over een incident. In uw beleidsnota voegt u daarom een communicatieparagraaf toe. In deze communicatieparagraaf stelt u vast op welke wijze u de norm en het protocol uitdraagt.
In de communicatieparagraaf vermeldt u tevens de communicatie met uitvoerende partijen (zoals politie) en burgers. Dat kan bijvoorbeeld gaan om publicaties in een huis-aan-huisblad of in een ander breed verspreid gemeentelijk bulletin.
Het mediabeleid verdient ook een plek in deze communicatieparagraaf. Zo kan omschreven worden waar de woordvoering bij een incident uit bestaat. Het versturen van een persbericht naar (lokale) media, waarin de hoofdpunten van het beleid (of specifieke acties) worden besproken, kan onderdeel zijn van het mediabeleid.
